Pracodawcy, coraz częściej kontrolując efektywność wykorzystywanego czasu pracy  przez pracownika, starają się monitorować treść otrzymywanej i wysyłanej w miejscu pracy korespondencji. Od pewnego czasu trwa ożywiona dyskusja, czy działanie to nie narusza prawa pracownika do prywatności. Zdaniem Rzecznika Praw Obywatelskich uprawnienia kontrolne pracodawcy nie obejmują prawa wglądu do korespondencji pracownika[1].  Rzecznik nie kwestionuje samego prawa pracodawcy do sprawdzania poczty elektronicznej, lecz podejmowanie takich działań bez uprzedzenia pracownika. Czy rzeczywiście pracodawca może inwigilować treść korespondencji elektronicznej pracownika ?  Odpowiedź na tak postawione pytanie nie wydaje się jednak taka oczywista.

Przez nawiązanie stosunku pracy pracownik zobowiązuje się do wykonywania pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy pod jego kierownictwem (art. 22 § 1 k.p.).  Kierownictwo polega nie tylko na podporządkowaniu pracodawcy, lecz także zależności pracownika od pracodawcy w sferze wyznaczonego miejsca pracy oraz czasu pracy.  Dla pracownika służbowe skrzynki pocztowe to takie same narzędzia pracy, jak chociażby służbowy komputer, czy telefon. Właścicielem e-mailowego adresu firmowego jest pracodawca, a pracownik drogą elektroniczną prowadzi w imieniu pracodawcy korespondencję. W efekcie takie informacje stanowią firmową korespondencję podlegającą takiej samej ocenie jak korespondencja wysyłana w zwykłej formie pisemnej[2]. Oczywiście pracownik powinien wiedzieć, jakie są zasady wykorzystywania służbowych kont pocztowych do celów prywatnych. W praktyce działania pracodawcy związane z obowiązkiem uprzedzenia pracownika o tych zasadach przyjmują postać zapoznania się z regulamin korzystania z kont służbowych elektronicznej poczty. Oznacza to, iż w przypadku świadomości pracownika konsekwencji prawnych związanych z nieregulaminowym wykorzystanie służbowego e-maila, pracodawca może w wyniku monitoringu służbowego konta i ujawnieniu przypadku korespondencji prywatnej wykorzystać ją do podjęcia środków dyscyplinujących.  W zależności od przypadku może dojść nawet do wypowiedzeniem umowy o pracę, jeżeli skala naruszenia obowiązku niewykorzystania służbowego konta pocztowego pracownika do celów prywatnych uzasadnia taką reakcję.   Pracodawca musi jednak pamiętać, iż jednym z podstawowych obowiązków wyartykułowanych w Kodeksie pracy jest  art. 111 k.p. dotyczący poszanowanie godności i dobrego imienia pracownika. Przez godność pracownika należy rozumieć szacunek przysługujący pracownikowi ze względu na jego osobowość, indywidualność, płeć, postawę obywatelską i społeczną, wyznawany system wartości[3].  Identyfikując inne dobra osobiste odwołujemy się do art. 23 k.c. w zw z art. 300 k.p., który zawiera katalog dóbr osobistych i wskazuje, iż dobra osobiste człowieka obejmują, m.in. tajemnicę korespondencji. Warto podnieść, iż Konstytucja RP w art. 47 zapewnia każdemu obywatelowi prawo do ochrony prawnej życia prywatnego, rodzinnego, czci i dobrego imienia oraz do decydowania o swoim życiu osobistym. Z kolei art. 49 zapewnia ochronę tajemnicy komunikowania się w tym tajemnicy korespondencji, treści rozmów i swobody wyboru rozmówcy. Ochrona tajemnicy komunikowania się może doznać ograniczenia jedynie w przypadkach wskazanych w ustawie i w sposób nich określony. Takie ograniczenia w zakresie korzystania  z tychże wolności i praw mogą być ustanawiane tylko w ustawie i tylko wtedy, gdy są konieczne w demokratycznym państwie dla jego bezpieczeństwa lub porządku publicznego, bądź dla ochrony środowiska, zdrowia i moralności publicznej, albo wolności i praw innych osób ( art. 31 ust. 3 Konstytucji RP ) Ochrona tajemnicy korespondencji obejmuje również pocztę elektroniczną. W orzecznictwie przyjmuje się, że adres jako sfera prywatności człowieka należy do danych osobowych i naruszenie jej uzasadnia odpowiedzialność z tytułu dóbr osobistych (Wyrok SA w Poznaniu z 13.11.2001, IIACa 1140/2001). Per analogia można odnieść to do adresu e-mailowego[4].

Problem polega na tym, że Kodeks pracy nie zawiera wyraźnej podstawy kontroli przepływu korespondencji służbowej pracownika wysyłanej drogą elektroniczną. Pracodawcy nierzadką zatem stoją przed dylematem : dopuścić do naruszenia treści korespondencji pracownika, albo ochronić tajemnice przedsiębiorstwa i ujawnić nadużycie. Niektórzy zwracają również uwagę, iż pracodawcy nie wolno czytać prywatnej korespondencji, która trafia na służbową pocztę. Niekiedy taka korespondencja posiada dodatkowe oznaczenia typu PRIV lub FYI[5], których naruszenie może doprowadzić do konfliktu z pracownikiem i żądań w zakresie ochrony naruszonych dóbr osobistych. Nie wydaje się jednak trafny pogląd, iż oznaczona wymienionymi skrótami korespondencja pracownika jest w istocie korespondencja prywatną nie podlegającą kontroli skoro do jej wysyłania pracownik używa konta służbowego, a nie prywatnego. Natomiast zgodzić się należy z tezą, iż pracodawca nie może przeglądać korespondencji wysłanej i odbieranej przez prywatne skrzynki e-mailowe, choć wolno mu zablokować dostęp do prywatnych kont pocztowych podobnie jak do niektórych serwisów i witryn internetowych[6]. Jeżeli zaś pracownik w czasie pracy nadmiernie wykazuje się aktywnością związaną z prywatną korespondencją lub komunikacją za pośrednictwem komunikatorów internetowych, a wynika to pośrednio z monitoringu w ruchu sieci, to pracodawca ma podstawę do kontroli efektywności czasu pracy wykorzystywanego przez pracownika w określonym wymiarze, co może skutkować wyciągnięciem konsekwencji służbowych[7]. Wydaje się, że dla poprawnego funkcjonowania obowiązujących norm wystarczającą będzie wykładania uwzględniająca zarówno interes pracodawcy jak i pracownika, przy czym przy zawieraniu umów o pracę pracodawcy powinni w przyjęty w danej firmie sposób informować pracownika o zasadach korzystania z kont służbowych. Regulamin powinien obejmować procedurę nadania pracownikowi adresu firmowej poczty elektronicznej, nadania do niej hasła oraz zasady bezpieczeństwa i postępowania z hasłami, zakres czynności, jaki pracownik musi i może wykonywać za pośrednictwem poczty elektronicznej, a także sposób i zakres kontroli pracodawcy nad firmową pocztą pracowników. Po zapoznaniu z treścią regulaminu pracownik powinien złożyć oświadczenie, że został poinformowany przez pracodawcę o możliwości wglądu w korespondencję firmową kierowaną na firmowy adres pracownika oraz że wyraża na to zgodę. Jednocześnie pracodawca powinien złożyć deklarację powstrzymania od zapoznawania się z prywatną korespondencją elektroniczną pracownika. W przypadku sporu taki regulamin może mieć istotne znaczenie dowodowe dla sądu.

Przy okazji zagadnienia warto również wskazać na unormowanie znajdujące się w art. 267 K.k.  z którego wynika, iż każdy kto bez uprawnienia uzyskuje informację dla niego nieprzeznaczoną, otwiera zamknięte pismo, podłącza się do przewodu służącego do przekazywania informacji lub przełamując elektroniczne, magnetyczne albo inne szczególne jej zabezpieczenie, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat dwóch. Ściganie tego przestępstwa następuje na wniosek pokrzywdzonego.

[1]              Kontrola e-maili tylko po uprzedzeniu pracownika, Rzeczpospolita, 01.01.2008r.,

[2]              Służbowe skrzynki –emailowe to własność pracodawcy, Halina Kwiatkowska, Rzeczpospolita 08.01.2008, Nr 6 (7907).; Szef może kontrolować podwładnego korzystającego z Internetu, Przemysław Karl, Rzeczpospolita 21.11.2007.

[3]              M. Gersdorf, K. Rączka, J. Skoczyński : Kodeks pracy. Komentarz, wyd. VIII,  Warszawa 2007, LexisNexis, s. 44.

[4]              W przeciwieństwie do numeru IP. Obecnie trwa dyskusja czy można go  uznać za dane osobowe identyfikujące użytkownika. Adres IP (Internet Protocol address) to unikatowy numer przyporządkowany urządzeniom sieci komputerowych w tym użytkownikom w sieci Internet. Dzięki niemu wiadomo, z jakiego komputera komunikuje się użytkownik. Numer IP ma postać liczb oddzielonych kropkami np. 82.210.128.60.

[5]              PRIV - private z ang. prywatne,  zaś FYI – for your information z ang. dla twojej informacji lub poufne.

[6]              Prywatna korespondencja podwładnego poza kontrolą szefa, Przemysław Karl, Rzeczpospolita 23.11.2007r.

[7]              Zwolniony za firmowy e-mail, Mariusz Rzemek, Rzeczpospolita 16.10.2007r.